Konferencja Horyzonty Nauki - Forum Prac Dyplomowych

REGULAMIN KONFERENCJI

„Horyzonty Nauki”

§1 Postanowienia Ogólne

1. Konferencja organizowana jest pod nazwą „Horyzonty Nauki” (dalej zwana: „Konferencją”).

2. Niniejszy regulamin (dalej zwany: „Regulaminem”) określa zasady, zakres i warunki uczestnictwa, czas trwania Konferencji oraz sposób informowania o Konferencji i jej warunkach.

3. Organizatorami Konferencji są Naukowe Koło Chemii Medycznej i Środowiskowej Uniwersytetu Jagiellońskiego, Naukowe Koło Chemików Uniwersytetu Jagiellońskiego, oraz Wydziałowa Rada Samorządu Studentów Wydziału Chemii Uniwersytetu Jagiellońskiego (dalej zwane: „Organizatorami” lub „Organizatorem”).

4. Konferencja odbędzie się w terminach 7-8 czerwca 2024 roku (zwany dalej: „Czas Trwania Konferencji”).

5. Konferencja odbędzie się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej na Wydziale Chemii Uniwersytetu Jagiellońskiego przy ulicy Gronostajowej 2 w Krakowie.

6. Uczestnik nie może przenosić na osoby trzecie praw i obowiązków związanych z uczestnictwem w Konferencji.

7. Wszelkie informacje związane z Konferencji udostępniane będą przez Organizatorów na wydarzeniu Konferencji w portalu społecznościowym Facebook pod adresem: https://fb.me/e/1JKpDl8bZ

§ 2. Warunki Uczestnictwa

1. Uczestnikiem Konferencji może być każda osoba studiująca na pierwszym, drugim lub trzecim stopniu studiów, niezależnie od kraju studiowania.

2. Językami, w których prowadzona będzie Konferencja, są język polski oraz język angielski, przy czym język polski jest językiem głównym.

3. Warunkiem uczestnictwa jest dokonanie rejestracji poprzez formularz rejestracyjny udostępniony przez Organizatorów na wydarzeniu Konferencji, o którym mowa w § 1 ust. 7 oraz dokonanie opłaty wpisowej w wysokości 50 zł. Rejestracja jest możliwa w terminach od 5 kwietnia, godz. 12:00 do dnia 26 kwietnia 2024 roku, godz. 23:59.

4. Organizator nie zapewnia noclegu oraz nie pokrywa kosztów wydruku posterów.

5. Formularz rejestracyjny zawiera następujące dane Uczestnika: a) Imię i nazwisko Uczestnika; b) Adres e-mail Uczestnika; c) Rok i kierunek studiów; d) Afiliacja e) Zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora.

6. Po zamknięciu rejestracji wystawione zostaną faktury proforma dla każdego ośrodka zgodnie z podaną przez uczestnika w formularzu rejestracyjnym afiliacją.

7. Po otrzymaniu zgłoszenia Organizatorzy dokonują potwierdzenia zgłoszenia oraz w ciągu 48 godzin informują Uczestnika poprzez wiadomość e-mail o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia.

8. Uczestnik do 5 maja 2024 roku powinien wysłać abstrakt wystąpienia, zgodny z szablonem, wysłanym razem z wiadomością e-mail, o której mowa w § 2 ust. 4.

9. Organizator posiada prawo weryfikacji spełnienia warunków uczestnictwa w Konferencji. Organizator jest uprawniony do wykluczenia Uczestnika z udziału w Konferencji lub odmowy przyznania mu nagrody, jeśli okaże się, że dany Uczestnik działa sprzecznie z niniejszym Regulaminem lub nie spełnia warunków do uczestnictwa w Konferencji określonych w niniejszym Regulaminie.

10. Na zasadach określonych w ust. 6 powyżej, zostaną również wykluczeni Uczestnicy, których zgłoszenia konkursowe w jakikolwiek sposób mają na celu ośmieszenie, powodują lub mogą powodować negatywne skutki dla Organizatora.

11. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji. W tym celu przesyła do Organizatora wiadomość e-mail najpóźniej na dwa dni przed rozpoczęciem Konferencji. Opłata rejestracyjna nie podlega zwrotowi.

12. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszystkie informacje i materiały przedstawione przez niego podczas Konferencji oraz zobowiązany jest do stosowania się do poleceń Organizatorów.

§ 3. Przebieg Konferencji

1. Podczas Konferencji odbędą się wystąpienia Uczestników, którzy prawidłowo przesłali abstrakty oraz naukowców związanych z przedmiotem Konferencji.

2. Konferencja odbędzie się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej na Wydziale Chemii Uniwersytetu Jagiellońskiego przy ulicy Gronostajowej 2 w Krakowie.

3. Szczegółowy Harmonogram Konferencji zostanie udostępniony przez Organizatorów na wydarzeniu Konferencji, o którym mowa w § 1 ust.7. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany Harmonogramu Konferencji również w dniu Konferencji.

4. Uczestnikom zabrania się rejestrowania dźwięku i obrazu Konferencji oraz prowadzenia podczas Konferencji akcji promocyjnych firm i instytucji, na które Organizatorzy nie wyrazili zgody.

5. Uczestnik Konferencji powinien w czasie trwania Konferencji być cały czas obecny, również w przypadku zmiany Harmonogramu Konferencji. W przypadku nieobecności Uczestnika, Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do poinformowania odpowiednich Władz.

6. Wystąpienie Uczestnika Konferencji w formie referatu nie powinno przekraczać 12 minut, do czego doliczone zostaną 3 minuty na zadawanie pytań.

7. Uczestnik Konferencji może zadawać pytania przedstawionej prezentacji przez prelegenta – w tym celu zgłasza się po przedstawionej prezentacji. W związku z ograniczonym czasem, prowadzący sesję może nie udzielić głosu osobom zgłaszających pytania.

8. Szczegółowe zasady wystąpień zostaną przedstawione przez Organizatorów najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem Konferencji.

9. W terminie do 14 dni po upływie Czasu Trwania Konferencji, Organizatorzy przygotują Księgę Abstraktów, w której uwzględnione zostaną wszystkie przedstawione podczas Konferencji abstrakty. Księga Abstraktów zostanie wysłana Uczestnikom Konferencji w formacie PDF na podane w formularzu rejestracyjnym adresy poczty elektronicznej.

10. Organizatorzy mogą przyznać nagrody dla najlepszego referatu. Szczegółowe informacje zostaną podane w terminie późniejszym przez Organizatora.

11. Każdy aktywny Uczestnik Konferencji otrzyma certyfikat uczestnictwa.

12. Wystąpienie wygłoszone podczas Konferencji powinno być zgodne z prawem oraz ogólnie przyjętymi normami obyczajowymi, w tym: nie może zawierać treści powszechnie uznanych za obraźliwe, nie może godzić w uczucia religijne i polityczne osób trzecich, czy naruszać praw osób trzecich. Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia Uczestnika zachowującego się sprzecznie ze wskazanymi w niniejszym Regulaminie wymogami.

§ 4. Prawa autorskie

1. Uczestnik oświadcza, że posiada pełne do przesłanego w ramach Konferencji abstraktu, w tym w szczególności pełne majątkowe prawa autorskie do przesłanego tekstu.

2. W przypadku naruszenia przez Uczestnika praw osób trzecich poprzez dokonanie wystąpienia podczas Konferencji i wystąpienia osób trzecich z roszczeniami z tego tytułu przeciwko Organizatorowi, wszelkie koszty powstałe w wyniku zgłoszenia takich roszczeń ponosi ten Uczestnik.

3. Uczestnik, z chwilą dodania zgłoszenia do Konferencji udziela Organizatorowi przenoszalnej, lecz niewyłącznej licencji na okres 5 lat do korzystania z przedmiotów praw własności intelektualnej zawartych w danym abstrakcie oraz wystąpieniu (niezależnie od otrzymania przez Uczestnika nagrody), w szczególności z utworów bez ograniczeń terytorialnych, czasowych lub ilościowych, z prawem do udzielania sublicencji, na polach eksploatacji obejmujących w szczególności:

a) utrwalenie i zwielokrotnienie dowolną techniką w tym w szczególności techniką drukarską; b) wprowadzenie do obrotu;

c) wykorzystanie całości i pojedynczych elementów dla potrzeb stworzenia dowolnych materiałów reklamowych (przykładowo reklamy prasowe, ulotki, plakaty o dowolnych rozmiarach, materiały okolicznościowe) oraz korzystanie z nich w ramach materiałów reklamowych, poprzez ich utrwalanie i zwielokrotnianie technikami opisanymi w punkcie a. powyżej, oraz wprowadzenie do obrotu, rozpowszechnianie, najem, użyczenie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym;

d) rozpowszechnianie i udostępnianie w sieci Internet poprzez wprowadzenie do pamięci komputera bez względu na ilość nadań, emisji, wytworzonych egzemplarzy;

e) rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób w całości lub części, nadawanie za pomocą wizji, fonii przewodowej i bezprzewodowej przez stacje naziemne, za pośrednictwem satelity, wystawienie, wyświetlenie, publiczne odtworzenie, publiczne wykonanie, nadawanie w sposób równoczesny i integralny z inną organizacją lub podmiotem radiowym lub telewizyjnym, publiczne udostępnienie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym;

f) najem, dzierżawa, zarejestrowanie utworu jako znaku towarowego, wzoru użytkowego lub przemysłowego.

4. Uczestnik wyraża zgodę na to, by przesłane przez niego w ramach wykonania abstraktu zdjęcia oraz tekst stanowiący utwór mógł być wykorzystany w dowolny sposób, przetworzony, rozpowszechniony w całości lub w części, w połączeniu z innymi dziełami, może zostać zmieniony, opracowany, w szczególności w celu promocji i reklamy, w tym formie plakatów, folderów, w tym reklam audiowizualnych. Uczestnik wyraża zgodę na korzystanie i rozporządzanie opracowaniem jego utworu (zgoda na wykonywanie praw zależnych), z prawem do dalszego upoważnienia do wykonywania praw zależnych.

5. Organizator upoważniony jest do korzystania z utworu w sposób anonimowy, tj. bez uprzedniego poinformowania o tym Uczestnika i bez oznaczania utworu imieniem i nazwiskiem Uczestnika.

6. Uczestnik na życzenie Organizatora zawrze w formie pisemnej odrębną umowę licencji do utworów zawartych w danym abstrakcie lub wystąpieniu.

7. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania abstraktu lub wystąpienia również do celów promocyjnych samej Konferencji.

8. Uczestnik oświadcza, że nie jest członkiem żadnej organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi i nie zawarł z żadną taką organizacją umowy, na mocy której organizacja ta mogłaby nabyć prawa autorskie do utworów stworzonych przez Uczestnika w związku z jego udziałem w Konferencji lub też w jakikolwiek inny sposób uzyskać uprawnienie do zarządzania tymi prawami.

9. Z tytułu przeniesienia praw autorskich i innych praw do abstraktu lub wystąpienia Zgłoszenia nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie lub jakiekolwiek inne roszczenia względem Organizatora lub osób trzecich, które te prawa następnie nabyły.

§ 5. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Uniwersytet Jagielloński z siedzibą w Krakowie, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków, reprezentowany przez Rektora UJ. (zwany dalej: „Administratorem”).

2. Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a), b) zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych).

3. Dane osobowe przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji, wydania certyfikatów oraz pakietów pokonferencyjnych a także w celach marketingowych oraz w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a i b i lit. f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

4. Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do udziału w Konferencji.

5. Dane osobowe Uczestników będą przechowywane do czasu zakończenia Konferencji i wydania certyfikatów oraz pakietów pokonferencyjnych lub do czasu cofnięcia zgody (w zakresie przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych).
6. Dane osobowe Uczestników nie będą udostępniane osobom trzecim, przekazywane do państw trzecich ani do organizacji międzynarodowych.

7. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych i uprawnieniach wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, w szczególności: prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania zgodnie z przepisami prawa, a także wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Dane Uczestników nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.

9. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Dane kontaktowe do Inspektora Danych Osobowych: ul. Gołębia 24, 30-007 Kraków, pokój nr 5. Kontakt z Inspektorem możliwy jest przez e-mail: iod@uj.edu.pl lub pod nr telefonu 12 663 12 25 – w dniach od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8:00 do 15:00.

§ 6. Wizerunek

1. Uczestnik wyraża świadomą i dobrowolną zgodę̨ na przetwarzanie danych osobowych wizerunkowych przez Organizatora do celów marketingowych i promocyjnych, w tym w szczególności do publikacji wizerunku, w postaci nagrań z Konferencji na portalu Facebook i Instagram, zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) i art. 8 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U.2019.0.1231).

2. Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, iż̇ fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas wydarzenia mogą̨ zostać́ umieszczone na portalach społecznościowych Organizatora lub innej przez niego zarządzanej stronie oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych, także rozpowszechniane w tym celu za pomocą̨ wizji bądź́ fonii.

3. Uczestnik zrzeka się̨ niniejszym wszelkich roszczeń́ (istniejących i przyszłych), w tym również̇ o wynagrodzenie względem Organizatora z tytułu wykorzystywania ich wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w niniejszym Regulaminie.

§ 7. Postanowienia końcowe

1. Uczestnik oświadcza, że zapoznał się z niniejszym Regulaminem i akceptuje jego postanowienia.

2. Niniejszy Regulamin dostępny jest przez cały Czas Trwania Konferencji na stronie wydarzenia Konferencji pod adresem: https://www.facebook.com/horyzontynauki

3. W sprawach dotyczących Konkursu Uczestnicy mogą kierować zapytania pod adres: horyzonty-nauki@uj.edu.pl

4. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.

5. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w każdym czasie.

6. Wiążącej wykładni brzmienia postanowień niniejszego Regulaminu dokonuje Organizator.

7. Regulamin wchodzi w życie w dniu ogłoszenia.